Servicii de depozitare

 

Companiile isi amplaseaza arhivele in apropierea birourilor, in spatii pentru care plătesc aceeasi chirie si aceleasi servicii de intretinere ca si pentru birouri.

Transferul arhivei intr-un spatiu special amenajat in acest scop duce la scaderea necesarului de spatiu pentru birouri si a costurilor asociate.

Daca vorbim despre companii mari, arhiva in-house este segmentata, din cauza lipsei de spatiu, si plasata in mai multe sedii. Acest lucru ingreuneaza gasirea unui document si, cum accesul la aceste arhive nu este intotdeauna realizat de personal specializat, creste riscul de a rataci sau de a distruge documente. Dacă fiecare arhiva are un responsabil, cresc costurile cu personalul.

In plus, cei care se ocupa de depozitarea si gesionarea arhivelor fizice trebuie sa fie permanent la curent cu legislatia in vigoare si cu directivele Arhivelor Nationale, institutia care coordoneaza la nivel national această activitate.
Din toate aceste motive, externalizarea serviciilor de depozitare a arhivelor fizice este o soluție eficientă.

Star Storage are cel mai modern spatiu de depozitare din Romania conceput special pentru arhivarea documentelor:  

  • Depozitul Star Hive este dotat cu tehnologie de ultimă generatie, iar umiditatea si temperatura sunt permanent monitorizate, pentru a se asigura conformitatea cu reglementarile in vigoare
  • Controlul accesului in depozit se realizeaza pe baza de card cu cip incorporat
  • Monitorizarea depozitului este permanenta si se realizeaza printr-un sistem video cu peste 24 de camere, inregistrare 24/24 si pastrarea imaginilor timp de 90 de zile
  • Depozitul are paza asigurata permanent
  • Protejarea documentelor se realizeaza cu ajutorul unei instalatii automatizate de stingere a incendiilor, cu spinklere de raft si de tavan, precum si cu extinctoare de tip G
  • Monitorizarea antiincendiu este realizata printr-un sistem pasiv de senzori adresabili, dar si activ, printr-o instalatie de tip VESDA
  • Depozitul StarHive este acreditat de Arhivele Nationale ale Romaniei.

Servicii de livrarea documentelor

Star Storage detine o flota de autovehicule echipate si dotate cu tehnologie de ultima generatie pentru transportarea in siguranta a arhivelor clientilor sai.

Autovehiculele beneficiaza de dubla asigurare – daune si CARGO, de carosare si rezistenta la foc.

Deplasarea arhivelelor este monitorizata pe tot parcursul transportului păna la depozitul Star Storage prin GPS, astfel incăt clientii pot sti in orice moment unde se afla documentele lor, din momentul preluarii acestora si păna cănd sunt depozitate.

Exista proceduri stricte pentru siguranta documentelor in timpul transportului si o relatie directa intre companie si client, prin reprezentanti dedicati. In cazul in care, dupa depozitare, clientii au nevoie de anumite documente, acestea le pot fi livrate rapid, in regim normal (a doua zi) sau in regim de urgenta (in maxim 4 ore de la solicitare).

In cazul documentelor pentru care se solicita formatul electronic, Star Storage ofera servicii de scanare, indexare si regasire a documentelor. Regasirea si livrarea rapida a oricarui document se realizeaza in flux continuu – 24/7/365.

Optiuni pentru livrare:

  • Standard (a doua zi lucratoare)
  • In regim de urgenta (in aceeasi zi lucratoare).

Servicii de distrugere a documentelor

Star Storage ofera servicii de distrugere securizata pentru documentele aflate in arhiva si al caror termen de pastrare a expirat, dar si pentru proiecte speciale cu caracter confidential sau pentru documentele rezultate din activitatea zilnica a companiei, in conformitate cu cerintele legislatiei in vigoare.

Distrugerea securizata a documentelor poate fi realizata atat la sediul clientilor, cat si in cadrul depozitului de documente Star Storage.

Printre documentele ce pot fi distruse se afla formularele cu regim special, documentele din arhiva al caror ciclu de viata legal s-a incheiat, analize de piata, planuri de business sau de marketing, diferite liste de preturi sau de clienti, dosare de personal, fise medicale, documentatii tehnice, oferte si rapoarte de la furnizori, informatii specifice sesiunilor de training, rapoarte interne, informatii iesite din uz etc.

Avand in vedere specificul acestor documente, este recomandabil ca distrugerea lor sa se realizeze de catre un furnizor de servicii externalizate cu competente dovedite in domeniu, cum este Star Storage.

 

 

Parte a platformei tehnologice ISIA