Servicii de organizare a documentelor in unitati arhivistice

  • Serviciul de sortare documente 
    • ​Identificarea documentelor si sortarea acestora se va realiza tinand cont de urmatoarele criterii: anul de creatie, departamentul creator, tipul de documente, codul de inregistrare conform nomenclatorului arhivistic, perioada de pastrare.

Se va face o separare a documentelor care vor fi relocate de cele care vor ramane la sediul clientului.
Star Storage poate furniza in aceasta etapa cutiile de arhiva, etichetele cu coduri de bare si consumabilelor necesare in functie de cerinte (dosare arhivare, alonje, sfoara, etc).
      

  •  Servicii de grupare a documentelor pentru arhivare conform Nomenclatorului Arhivistic 
    • Gruparea documentelor in unitati arhivistice se face pe baza Nomenclatorul arhivistic, conform organigramei institutiei creatoare de documente si a termenelor de pastrare.

In cazul in care nu exista un Nomenclator arhivistic la nivel de institutie, criteriul de ordonare al documentelor se poate stabili pe baza urmatoarelor criterii: pe ani si compartimente, alfabetic, geografic, cronologic etc.

  • Servicii de legare si indosariere a documentelor in unitati arhivistice 
    • Documentele cuprinse intr-un dosar se ordoneaza cronologic. Actele mai vechi se pun deasupra si cele mai recente dedesubt. In cazuri speciale se ordoneaza dupa alte criterii stabilite anterior in etapa de grupare a documentelor.

In timpul operatiunii de constituire a dosarelor, vor fi eliminate (scoase) clamele, acele, agrafele metalice, filele albe (nescrise), ciornele, dubletele.

Documentele se diferentiaza de ciorne prin semnele de validare: numar de inregistrare, semnatura, stampila.
Dosarele nou constituite trebuie sa contina cel mult 250-300 file. In cazul depasirii acestui numar de file, vor fi constituite mai multe volume ale aceluiasi dosar. 
Unitatile arhivistice astfel obtinute se pun in coperti de carton. Dupa incadrarea fiecarui dosar/ unitate arhivistica intre coperti de carton, dosarele se leaga.  Documentele din fiecare dosar se leaga in coperti de carton, in asa fel incat sa se asigure citirea completa a textului, datelor si rezolutiilor;

  •  Servicii de numerotare a filelor 
    • Filele dosarelor se numeroteaza in coltul din dreapta sus, cu creion negru. In cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaza incepand cu numarul 1 pentru fiecare volum.

Pe o foaie nescrisa, adaugata la sfarsitul dosarului, sau pe prima pagina nescrisa a registrelor si condicilor, lucratorul care a numerotat dosarul face urmatoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condica) contine ... file", in cifre si, intre paranteze, in litere, dupa care semneaza si pune data certificarii. 

Servicii de inventariere a documentelor

  • Lipire etichete pe cotorul si pe fata dosarului

Pe cotorul si pe fata dosarului se va lipi o eticheta autocolanta care va contine date referitoare la continutul dosarului.
 

  • Scriere continut dosar pe cotorul si pe fata acestuia

Pe coperta dosarului se inscriu urmatoarele elemente: 

  1. denumirea unitatii si a compartimentului creator
  2. numarul de dosar din inventar
  3. anul
  4. indicativul din nomenclator
  5. datele de inceput si de sfarsit ale documentelor
  6. numarul de file
  7. volumul
  8. termenul de pastrare
     
  • Inventariere manuala a arhivei

Pentru fiecare cutie de arhivare va completa un inventar care va contine urmatoarele date: 

  1. date de identificare ale clientului (inclusiv codul de client alocat de catre Star Storage), 
  2. divizia si departamentul, 
  3. numele persoanei care a completat formularul, 
  4. numarul intern al cutiei (eticheta cu cod de bare unic), 
  5. codul inregistrarii (incadrare conform Nomenclatorului arhivistic), 
  6. numarul de dosare din cutie si plaja coduri/ numere dosare, 
  7. datele extreme ale cutiei (data emiterii primului doc si data emiterii ultimului document inclus in cutie)
  8. data disponibilitatii pentru casare/ perioada de pastrare, 
  9. descrierea cutiei.

Dupa completarea inventarului, cele doua parti ale etichetei cod de bare se vor plasa astfel: partea mai mare se lipeste pe cutie (pe locul special indicat), iar partea cea mica se va lipi pe fisa de inventar.

Fiecare fisa de inventar contine 5 pozitii – aferente unui numar de 5 cutii.